急速に変化するフィールドサービスの世界では、効率こそが最重要課題です。従来の紙ベースでの報告作業は技術者のペースを落とし、コミュニケーションを妨げ、データ処理を手間取らせるなど、大きな障害となっています。
Service Councilの調査によると、調査対象となった技術者の半数以上が事務処理に追われていると感じています。事務処理に手間取り続けるなら、生産性に影響を与え、作業ミスのリスクを生み、サービスプロセス全体を遅らせることになります。
しかし、優れた解決方法があります。「デジタル作業指示書フォーム」です。フィールドサービスのワークフローにフォーム入力を統合することで作業を効率化し、フィールドエンジニアは問題解決とクオリティの高いサービスの提供に集中できるようになります。
デジタル作業指示書フォームとは？
データ収集フォームを備えたデジタル作業指示書は、単なる紙文書のデジタル版ではありません。プロセスを最適化し、品質を向上させ、業務をより詳しく理解するための価値ある知見を収集、分析、活用することで、ビジネスを成長させるツールです。
CareAR ®Experience Builder（エクスペリエンスビルダー）の最新リリースでは、デジタル作業指示書の使用を革新的に変えるフォームを導入しました。
Experience Builderを使用すると、顧客や技術者向けにインタラクティブなステップ-バイ-ステップ方式の指示書を作成できますが、最新のアップデートでは、ユーザーから貴重なデータを収集することもできるようになります。
このフォームは、ユーザー情報の収集、プロセス手順の遵守、技術者からのフィードバック収集、学習やトレーニングの進捗確認など、さまざまな役割を果たせる汎用性の高いツールです。
デジタル作業指示書フォームの仕組み
Experience Builderでフォームは簡単に使用できます。重要なワークフローポイントのページにフォームを埋め込み、ユーザーからの情報を収集します。
ラジオボタン、ドロップダウンリスト、テキストフィールドなど、7つの項目タイプから選択してフォームをカスタマイズできます。
さらに充実したレポートを作成するために、写真のアップロードを必須項目にする事などもできます。
モバイル機器で使用できるフォームにより、技術者は作業の詳細、機器の状態、完了したタスクなどのデータを現場で入力することができます。提出されたフォームデータは、CareAR 管理者ポータルからアクセスでき、電子メールで送信したり、Webhookを使用して記録システムに保存したりすることができます。
デジタル作業指示書フォームのメリット
デジタルワークフローにフォームを組み込むことで、技術者が迅速かつ正確に対応し、より良いサービスを提供し、顧客の満足度を高められるよう助けます。
コスト削減：
1分1秒を節約することは、迅速な作業、顧客の満足度、そして収益の向上につながります。紙のフォームや手作業によるデータ入力は生産性を低下させます。ワークフローにフォームを追加することで、プロセス内の重要なステップを効率良く行えます。遅延をなくし、ワークフローの重要なタイミングで適切なリソースを活用することが、コスト削減につながります。
スピードと効率の向上：
書類の紛失やデータの入力ミスがなくなります。デジタルフォームの手順を追うことで必要な情報を素早く正確に取り込むことができますので、技術者の貴重な時間と労力を節約すると同時に最大限のセキュリティを実現します。
精度の向上：
不正確な情報は、遅延、再作業、顧客の不満足につながります。フォームを使うと正確なデータをシステムに取り込む事もできます。正確なデータはエラーの減少と迅速な解決につながります。
フィールドサービスでデジタル作業指示書フォームを活用する10の方法
フィールドサービスでは、信頼を築き、顧客の期待に応える事がとても大事です。デジタル作業指示書にフォームを追加し、フィールドサービス業務の課題の画期的な解決策となる10の方法を紹介します。
検査とレポート
検査結果や報告書を待たなくてもよくなります。デジタルフォームで記載したデータを活用して、より早く検査結果やレポートの確認ができるようになります。
① 標準化された検査の実施：あらかじめ定義されたフォームにより、設備点検、保守点検、安全監査において同じ標準化されたたデータ収集が可能になります。
② 視覚的証拠の取得：キャプチャ機能を統合することで、技術者は調査結果を効率的に記録し、責任の所在を明確にしクレーム処理精度を向上させることができます。
③ レポートの作成：わかりやすい手順にそってレポートを作成をする事により、時間を節約し、顧客や社内の記録管理のために標準化された正確なドキュメントを作成できます。
顧客との相互理解とコミュニケーション
デジタル作業指示書フォームで提供される必要な情報すべてを駆使して技術者がその場で問題を解決することを想像してみてください。作業に関連して顧客とのデータ連携を強化させるなら、顧客とのコミュニケーションの透明性が高まります。
④ 納品またはサービスの確認：サービス完了フォームで納品やサービスの実行を記録することにより、プロセスを合理化し、サービス完了の確認を迅速かつ確実に行えます。
⑤ サービスアップデートの共有：技術者はアプリを通じて、写真、レポート、サービスの最新情報を共有し、コミュニケーションと透明性を向上させることができます。
⑥ 顧客フィードバックの収集：フィードバックフォームにより、技術者は貴重な顧客の声を収集してその場で報告できます。集まった貴重なお客さまの声はサービス品質を向上するのにとても役立ちます。
在庫管理
フォームからのデータは在庫管理に自動的に取り込むことができ、技術者、配送員、バックオフィスチームの間でリアルタイムの更新が可能になります。これにより、最新の在庫情報に基づいた判断を行えますので、不要なコストを削減することができます。
⑦ 新しい部品の注文：フォームを使用して必要な部品をサプライヤーに直接発注し、ダウンタイムや遅延、注文忘れを最小限に抑えることができます。
⑧ 機器の詳細の記録：フォーム入力により機器のシリアル番号、状態評価、メンテナンス履歴を正確に把握することができ、より良い資産管理を可能にします。
安全性とコンプライアンス
特定の業界規制に準拠するようフォームを事前に設定することができます。これにより、エラーや違約金のリスクを軽減できます。
⑨ 安全チェックリスト：安全チェックリストを盛り込むことにより、手順の遵守を確認し、潜在的な危険を特定します。安全上の違反を避けるため、技術者は作業を進める前にすべての項目に記入することで、安全上の違反を避けることができます。
⑩ インシデントの記録：フォーム入力のカメラを使用して写真およびデータをアップロードし、即時に可視化することで、インシデントの記録をリアルタイムでキャプチャすることが出来ます。結果、より迅速に対応し、リソース配分を改善し、潜在的な問題がエスカレートしてしまう前にプロアクティブに対処することができます。
CareAR Experience Builderを使い始めよう
Experience Builderを使用すると、サービス組織はユーザー向けのマルチメディア説明書も作成し、公開することができます。ドラッグ＆ドロップのインターフェースにより、誰でも視覚的に魅力的なコンテンツを作成することができます。
CareAR Experience Builderを使用することで、驚くほど簡単にデジタル作業指示書にフォームを追加することができます。ワークフローの重要なステップにフォームを追加して、技術者からのフィードバックを収集できます。
デジタルワークフローにフォームを追加することで、プロセスを合理化し、効率を向上させ、技術者による現場訪問から知見と分析を得ることができます。フィールドサービスをさらに次のレベルへ。デジタルトランスフォーメーションを今すぐ始めましょう。
